STRUKTUR ORGANISASI KANTOR DEPAN

STRUKTUR ORGANISASI KANTOR DEPAN

Struktur organisasi di kantor depan hotel dipengaruhi oleh besar kecilnya hotel, banyak sedikitnya jumlah karyawan serta sistem operasional yang digunakan di hotel.  Semakain besar hotel semakin rumit pula struktur yang digunakan.  Begitu pula sebaliknya jika hotel itu kecil, maka struktur organisasinya pun sederhana.
Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan.
a.  Front Office Manager
     1.   Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan FO
     2.   Memastikan bahwa semua karyawan FO menguasai bidang pekerjaannya
     3.   Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran ttg harga kamar
     4.   Menyambut tamu VIP
     5.   Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
     6.   Membuat laporan bulanan ttg daftar tamu, tingkat hunian maupun untung rugi
     7.   Menjaga kedisiplinan petugas, memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar
     8.   Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan berprestasi dg memberikan penghargaan
     9.   Membuat budget tahunan, menganalisis omzet.
b.  Assistant Front Office Manage
     1.   Membantu pekerjaan FO Manager
d.  Executive Lounge Manager
e.  Front Desk Supervisor
f.  Chief Concierge
g.  Business Centre Supervisor
h.  Bell Captain
i.   Bellboy
j.   Door man / Door Girl
k.  Receptionist/Front Desk Agent
l.   Guest Relations Officer
m.  Telepon Operator
n.   Executive Lounge Assistant Manager
o.   Airport Representative
p.   Business Centre Secretary Attendant

INCENTIVE TOUR (PERJALANAN INSENTIF)

PROGRAM PERJALANAN INSENTIF
Program utama dalam perjalanan insentif umumnya lebih dikaitkan dengan menghadiri meeting/conference sebagai delegasi dan/atau menghadiri suatu pameran dan dimeriahkan program pendukung berupa tour (business tour) ke berbagai obyek wisata menarik di suatu destinasi terpilih.

FASILITAS PERJALANAN INSENTIF:
Fasilitas (fisik & non fisik) yang perlu ada:
a.  Akomodasi: hotel/cottage/resort
b.  Konsumsi:  restaurant/bar/cafetaria/catering
c.  Transportasi : airplane, cruise ship, tour bus, driver, ground transfer
d.  Atribut peserta, spanduk
e.  Buku Panduan (directory book)
f.  Tour Coordinator, Tour Leader, Tour Guide
g. Dokumen dan administrasi : passport, visa, ticket, surat jalan
h. Dokumentasi : photographer
i.  Asuransi (Insurance)
j.  Itinerary yang menarik dan orisinil
k. Tempat belanja yang lengkap / cenderamata bermutu tinggi
l.  P3K & Pengobatan (Emergency Service & Medical Treatment)
m. Kebersihan dan Kesehatan (Cleaning & Sanitation)
n.  Keamanan (Security)
o.  Sertifikat peserta
p.  Asuransi (Insurance) terhadap peserta dan pendukung pameran

Sumber:  Aris Miyati Nasution & Wa Ode Sifatu. MICE & Events. Raharsa Utama Nusantara. Jakarta. 2014

PELAYANAN OLEH RECEPTION

Tata urutan pelayanan yang diberikan oleh petugas reception, pada umumnya sama di setiap hotel. Pelayanan dimulai sejak pertama kali tamu datang ke hotel sampai dengan meninggalkan hotel.  Pelayanan ini harus memenuhi kebutuhan dan keinginan yang diharapkan oleh tamu.  Oleh karena itu pelayanan di hotel dikenal dengan motto "YES I CAN"" yang artinya bahwa segala permintaa tamu dapat dipenuhi oleh karyawan hotel, khususnya yang bekerja di bagian operasional.  Kronologis pelayanan yang diberikan oleh reception adalah sebagai berikut:

REGISTRASI ATAU CHECK IN
Registrasi merupakan suatu hal penting untuk tamu yang akan menginap di hotel.  Dengan registrasi seorang bisa teridentifikasi keberadaan dan statusnya.  Oleh karena itu registrasi merupakan suatu keharusan.  Dalam melakukan registrasi atau pendaftaran tamu, formulir utama yang digunakan yaitu registration card/registration form.  Di dalam registration card ada beberapa unsur dasar yang merupakan isi formulir dan menunjukkan data dan identitas tamu.  Unsur-unsur utama yang ada di dalamnya adalah nama lengkap tamu yang menginap, alamat lengkap rumah atau kantor, tempat dan tanggal lahir, nomor kartu pengenal (KTP/SIM/Paspor) serta tanggal dikeluarkannya, cara pembayaran, tanggal kedatangan dan keberangkatan, jumlah tamu, permintaan yang khusus, nama perusahaan dan tanda tangan tamu serta inisial petugas reception.
Dalam penerapannya di lapangan, registrasi bisa diterapkan secara beragam.  Ada yang sangat ketat sehingga tamu benar-benar harus menunggu sampai semua administrasi terselesaikan.  Kemudian tamu baru bisa mendapatkan kunci kamar, Ada juga yang fleksible, asal seseorang dapat dipercaya maka administrasi tidak lengkap sepenuhnya masih bisa diterima. Administrasi dalam registrasi biasanya dikaitkan dengan uang deposit.  Jika dihubungkan dengan layanan kepada tamu, maka penerapan secara kaku akan menimbulkan beberapa dampak yang kurang baik, antara lain:
1.  Proses check in menjadi lama
2.  Berpotensi menimbulkan keluhan dari tamu
3.  Tamu merasa dicurigai
4.  Staff di front office dianggap tidak profesional oleh tamu
Sebagai langkah antisipasi bisa dilakukan hal-hal berikut:
1.  Membuat program speedy check in, yaitu proses check in yang dilakukan secara cepat.
2.  Menyesuaikan kondisi tamu
3.  Jika tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka semua formulir sudah disiapkan.

Sumber :  Akomodasi Perhotelan Jilid I. Suwithi, dkk.

TATA URUTAN PELAYANAN OLEH RECEPTION DI HOTEL

Tata urutan pelayanan yang diberikan oleh petugas reception, pada umumnya sama di setiap hotel.  Pelayanan dimulai sejak pertama kali tamu datang ke hotel sampai dengan meninggalkan hotel.  Pelayanan ini harus memenuhi kebutuhan dan keinginan yang diharapkan oleh tamu.  Oleh karena itu pelayanan di hotel di kenal dengan motto "Yes I Can" yang artinya bahwa segala permintaan tamu dapat dipenuhi oleh karyawan hotel, khususnya yang bekerja di bagian operasional.
Kronologis pelayanan yang diberikan oleh reception adalah sebagai berikut:
A.  Registrasi.
      Registrasi merupakan suatu hal penting untuk tamu yang akan menginap di hotel.  Dengan registrasi seorang bisa teridentifikasi keberadaan dan statusnya.  Oleh karena itu registrasi merupakan suatu keharusan. 

B.  Check In
      Proses check in merupakan bagian di depan dalam proses urutan layanan tamu.  Idealnya sebelum menginap, tamu harus melakukan check in terlebih dahulu.

C.  Penetapan Harga Kamar
      Tiap kamar adalah satuan harga sewa sebuah kamar untuk satu malam.  Sebagai kesatuan harga, tarif kamar dibedakan menjadi:

• Tarif kamar "per room tariff"
• Tarif kamar "per person tariff"

D.  Pembayaran Deposit
      Pembayaran deposit atau uang muka penting untuk dilakukan sebagai garansi  akan pembayaran tamu.


E.  Mengalokasikan Kamar
      Setelah tamu melakukan registrasi dan berbagai ketentuan lain di front desk, maka pihak hotel akan memberikan kunci dan nomor kamar yang akan ditempati tamu.

F.   Pemberian Kunci Kamar, Kartu Tamu, Kupon Makan dan Kupon Minuman Selamat Datang
G.  Pengantaran ke Kamar
H.  Periode in house

Sumber:  Ni Wayan Suwithi dkk, Akomodasi Perhotelan Jilid I

ADICARA AQIQOH BAYI

Bismillahirrohmaanirrohiim

Assalamualaikum Wr.Wb.

Alhamdulillahi Rabbil ‘Alamin

Asyhadualla ila ha ilalloh wa asyhaduanna Muhammadarrasullah.

Tasyakuran aqiqoh anak bagus (nama bayi) putranipun bapak........... saha ibu.............. wonten  ......... Dinten ..........., surya kaping ...............2016.

Bapak ibu ingkang kula bekteni. Minangka pambukaning adicara,   mangga kita sedaya tansah angonjukaken puja astawa puji astuti raos syukur wonten ngarsa dalem Allah SWT, dene ing wekdal siyang punika kula lan panjenengan sedaya tansah pinaringan kasarasan, kekiyatan, sami saged rawuh wonten ing dalemipun Bapak saha Ibu ................... ingkang wekdal punika ngawontenaken tasyakuran aqiqoh wayahipun ingkang sesilih anak bagus ............ ingkang sampun lahir kanthi wilujeng rikala dinten .................. wanci tabuh .............. wonten ing .............

Shalawat saha salam kita aturaken wonten ngarsanipun Nabi Muhammad SAW minangka rahmatan lil’alamin, para kaluwarga lan para pandherekipun ingkang tansah setya bekti dumugi puputing jaman.

Bapak ibu ingkang winengku ing karahayon, kula  ingkang kasaraya minangka pambiwara ing wekdal punika badhe angaturaken menggah urut-urutaning lampah adicara tasyakuran aqiqoh ing siyang punika:

@ minangka purwakaning adicara inggih punika pambuka

@  adicara kaping kalih inggih punika waosan ayat ayat suci  Al Qur’an

@ titilaksana ingkang kaping tiga inggih punika atur pambagyaharja

@ ingkang angka sekawan sambutan

@ adicara  salajengipun inggih punika tauziah kalajenganken donga

@ adicara ingkang pungkasan inggih menika panutup

Mekaten menggah reroncening adicara tasyakuran aqiqoh lairipun anak bagus (nama bayi)

Pambuka

Gegandhengan wekdal punika sampun nedahaken tabuh kalih welas langkung,  pramila titilaksana tasyakuran aqiqoh kita wiwiti kanthi maos basmallah sesarengan: “bismillahirrohmanirrohim”. Mugi-mugi kanthi kita wiwiti nyebat asmanipun Gusti Allah, gesang kita tansah kinasihan Gusti Allah lan tansah pinaringan rejeki ingkang kathah saha berkah…. Amin…

Waosan ayat suci Al Qur’an

Adicara ingkang angka kalih inggih punika waosan ayat suci Al-Qur’an ingkang dipun sarirani bapak ......................... kula sumanggakaken, sumangga.

Atur Pambagyaharja

Mugi-mugi kanthi dipunpurwakani firman-firmanipun Allah, titilaksana tasyakuran punika tansah manggih wilujeng  lan tansah pikantuk berkahing Gusti ingkang Maha Asih. Adicara kaping tiga inggih punika atur pambagyaharja ingkang dipun sarirani bapak ...................... jumenengipun jinajaran panjenenganipun bapak............ kaliyan ibu ................ kula sumanggakaken, sumangga.

Sambutan 

Adicara ingkang kaping sekawan inggih punika sambutan bapak ................ Katur dumateng bapak ................ kula sumanggakaken, sumangga

Pengaosan aqiqoh

Adicara ingkang kaping gangsal inggih punika pengaosan aqiqoh kalajengaken donga ingkang kaandharaken saha dipun sarirani panjenenganipun Al-Ustad bapak .............saking ..............

 Wekdal sacekapipun kula pasrahaken  bapak Ustad, katur panjenengan Bapak Ustad .................... kula sumanggakaken, sumangga.

Adicara aqiqoh paripurna.

Bapak ibu ingkang winengku ing karahayon, tasyakuran aqiqoh anak bagus (nama bayi) wiwit purwa, madya lan wasana tansah kalampahan kanthi rancak lan runtut kalisa ing rubeda.

Bapak ibu ingkang tansah kula bekteni, mekaten reroncening adicara ing siang menika, sepisan malih bapak .................. angaturaken panuwun ingkang tanpa pepindhan menggah rawuh panjenengan sedaya. Ingkang punika konduripun ndhrerekaken sugeng kondur, mugi-mugi  tindak panjenengan sedaya tansah manggih wilujeng dumugi dalemipun piyambak-piyambak. Kula minangka pambiwara menawi anggenipun anglantaraken lan mranata reroncening lampah adicara ing siyang punika kathah kalepatanipun, kula namung nyuwun lumubering samudra pangaksama. Nuwun , maturnuwun…

Billahitaufiq wal Hidayah, wassalamu’alaikum Wr. Wb.

MENATA PIKIRAN REMAJA

 Oleh:  Ust. Fauzil Adhim
            (Pakar Parenting)

Tiga hal yang sedang berkembang dalam diri remaja.  Pertama, pertanyaan mendasar mereka tentang agama, terutama bila dibesarkan dengan perintah tanpa membangun cara berpikirnya tentang Tuhan.  Mereka hanya dikenalkan aturan tanpa memperoleh pendidikan akidah memadai.  Kedua, mereka sedang ingin menunjukkan otoritas dan kemampuannya, bahwa mereka bertanggung jawab penuh atas dirinya sendiri.  Ketiga, timbulnya ketertarikan terhadap lawan jenis dan ingin memiliki ikatan emosi yang bersifat khusus.
John W Santrock dalam Adolescence (2001) menyebutkan, ada banyak remaja mengalami krisis identitas sehingga tidak sedikit yang berperilaku aneh.  Tapi ada pula yang tidak mengalami krisis identitas, mereka memasuki masa remaja dengan identitas sangat kokoh.  Hal ini bukanlah kebetulan karena sebelum memasuki masa remaja, mereka telah memiliki orientasi hidup yang benar, tujuan hidup yang jelas dan nilai-nilai yang kuat.
Dari tiga diatas, mana yang paling berpengaruh terhadap kehidupan remaja, sangat tergantung kepada bagaimana mereka dibesarkan (baik oleh orang tua maupun guru), apa yang paling sering mereka perhatikan, terpaan media serta nilai-nilai utama yang paling sering mereka terima (dari buku, orang tua, guru dan lingkungan)
Jika sekolah secara terencana memiliki penghargaan yang tinggi terhadap usaha yang gigih, maka remaja akan cenderung lebih mengembangkan kompetensi, kreativitas dan kapasitasnya untuk mandiri. Namun jika sebaliknya, maka krisis identitas mudah terjadi, ketertarikan  terhadap lawan jenis beserta turunannya berkembang lebih pesat daripada aspek lainnya.
Pada dasarnya tiga hal tersebut perlu mendapat perhatian dari para pendidik.  Jika aspek pertama berkembang baik sehingga pertanyaan mendasar tentang agama mendapatkan jawaban memuaskan, mereka akan tumbuh menjadi manusia idealis.  Jika sekolah mampu membangun budaya belajar yang kuat, mereka akan tumbuh sebagai manusia yang kaya gagasan, penuh inovasi dan memiliki keberanian tinggi untuk berusaha dan siap menghadapi kegagalan.  Inilah bekal berharga menjadi manusia tangguh dan sukses.  Adapun dorongan terhadap lawan jenis, dengan pembinaan yang tepat, akan timbul kesiapan berumah tangga, orientasi berkeluarga, penghormatan terhadap orang tua dan rasa tanggung jawab terhadap yang usianya lebih muda.

Sumber: Majalah Hadila Edisi 94, April 2015

KEGIATAN PENDUKUNG MICE

OFFICIAL VISIT/EVENTS
Kegiatan audiensi dengan kepala negara atau pemimpin atau tokoh masyarakat terkemuka

LADIES PROGRAMME
Kunjungan ke panti asuhan, rumah sakit khusus, pusat organisasi wanita, pusat industri dan penjualan cinderamata.

PRE CONVENTION TOUR
Wisata sebelum konvensi dimulai

COCKTAIL PARTY
Jamuan perkenalan pra/pasca pembukaan konvensi

POST CONVENTION TOUR
Wisata setelah konvensi berakhir

FAREWEL PARTY
Jamuan setelah konvensi berakhir

ORIGINAL CULTURE/TECHNICAL VISITS
Kunjungan ke industri atau budaya asli

TRADITIONAL PARTY
Pergelaran seni atau makanan tradisi

UNIQUE OUTDOOR RECREATION
Rekreasi di alam bebas yang unik

Sumber:  Diolah dari berbagai sumber