Tata urutan pelayanan yang diberikan oleh petugas reception, pada umumnya sama di setiap hotel. Pelayanan dimulai sejak pertama kali tamu datang ke hotel sampai dengan meninggalkan hotel. Pelayanan ini harus memenuhi kebutuhan dan keinginan yang diharapkan oleh tamu. Oleh karena itu pelayanan di hotel dikenal dengan motto "YES I CAN"" yang artinya bahwa segala permintaa tamu dapat dipenuhi oleh karyawan hotel, khususnya yang bekerja di bagian operasional. Kronologis pelayanan yang diberikan oleh reception adalah sebagai berikut:
REGISTRASI ATAU CHECK IN
Registrasi merupakan suatu hal penting untuk tamu yang akan menginap di hotel. Dengan registrasi seorang bisa teridentifikasi keberadaan dan statusnya. Oleh karena itu registrasi merupakan suatu keharusan. Dalam melakukan registrasi atau pendaftaran tamu, formulir utama yang digunakan yaitu registration card/registration form. Di dalam registration card ada beberapa unsur dasar yang merupakan isi formulir dan menunjukkan data dan identitas tamu. Unsur-unsur utama yang ada di dalamnya adalah nama lengkap tamu yang menginap, alamat lengkap rumah atau kantor, tempat dan tanggal lahir, nomor kartu pengenal (KTP/SIM/Paspor) serta tanggal dikeluarkannya, cara pembayaran, tanggal kedatangan dan keberangkatan, jumlah tamu, permintaan yang khusus, nama perusahaan dan tanda tangan tamu serta inisial petugas reception.
Dalam penerapannya di lapangan, registrasi bisa diterapkan secara beragam. Ada yang sangat ketat sehingga tamu benar-benar harus menunggu sampai semua administrasi terselesaikan. Kemudian tamu baru bisa mendapatkan kunci kamar, Ada juga yang fleksible, asal seseorang dapat dipercaya maka administrasi tidak lengkap sepenuhnya masih bisa diterima. Administrasi dalam registrasi biasanya dikaitkan dengan uang deposit. Jika dihubungkan dengan layanan kepada tamu, maka penerapan secara kaku akan menimbulkan beberapa dampak yang kurang baik, antara lain:
1. Proses check in menjadi lama
2. Berpotensi menimbulkan keluhan dari tamu
3. Tamu merasa dicurigai
4. Staff di front office dianggap tidak profesional oleh tamu
Sebagai langkah antisipasi bisa dilakukan hal-hal berikut:
1. Membuat program speedy check in, yaitu proses check in yang dilakukan secara cepat.
2. Menyesuaikan kondisi tamu
3. Jika tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka semua formulir sudah disiapkan.
Sumber : Akomodasi Perhotelan Jilid I. Suwithi, dkk.
