INCENTIVE TOUR (PERJALANAN INSENTIF)

PROGRAM PERJALANAN INSENTIF
Program utama dalam perjalanan insentif umumnya lebih dikaitkan dengan menghadiri meeting/conference sebagai delegasi dan/atau menghadiri suatu pameran dan dimeriahkan program pendukung berupa tour (business tour) ke berbagai obyek wisata menarik di suatu destinasi terpilih.

FASILITAS PERJALANAN INSENTIF:
Fasilitas (fisik & non fisik) yang perlu ada:
a.  Akomodasi: hotel/cottage/resort
b.  Konsumsi:  restaurant/bar/cafetaria/catering
c.  Transportasi : airplane, cruise ship, tour bus, driver, ground transfer
d.  Atribut peserta, spanduk
e.  Buku Panduan (directory book)
f.  Tour Coordinator, Tour Leader, Tour Guide
g. Dokumen dan administrasi : passport, visa, ticket, surat jalan
h. Dokumentasi : photographer
i.  Asuransi (Insurance)
j.  Itinerary yang menarik dan orisinil
k. Tempat belanja yang lengkap / cenderamata bermutu tinggi
l.  P3K & Pengobatan (Emergency Service & Medical Treatment)
m. Kebersihan dan Kesehatan (Cleaning & Sanitation)
n.  Keamanan (Security)
o.  Sertifikat peserta
p.  Asuransi (Insurance) terhadap peserta dan pendukung pameran

Sumber:  Aris Miyati Nasution & Wa Ode Sifatu. MICE & Events. Raharsa Utama Nusantara. Jakarta. 2014

KEGIATAN PENDUKUNG MICE

OFFICIAL VISIT/EVENTS
Kegiatan audiensi dengan kepala negara atau pemimpin atau tokoh masyarakat terkemuka

LADIES PROGRAMME
Kunjungan ke panti asuhan, rumah sakit khusus, pusat organisasi wanita, pusat industri dan penjualan cinderamata.

PRE CONVENTION TOUR
Wisata sebelum konvensi dimulai

COCKTAIL PARTY
Jamuan perkenalan pra/pasca pembukaan konvensi

POST CONVENTION TOUR
Wisata setelah konvensi berakhir

FAREWEL PARTY
Jamuan setelah konvensi berakhir

ORIGINAL CULTURE/TECHNICAL VISITS
Kunjungan ke industri atau budaya asli

TRADITIONAL PARTY
Pergelaran seni atau makanan tradisi

UNIQUE OUTDOOR RECREATION
Rekreasi di alam bebas yang unik

Sumber:  Diolah dari berbagai sumber

ASOSIASI YANG BERKAITAN DENGAN KEGIATAN MICE & EVENTS

PHRI (Perhimpunan Hotel Restoran Indonesia)
Perhimpunan Hotel Restoran Indonesia yang dalam hubungan antar bangsa disebut Indonesia Hotel and Restorant Association (IHRA) merupakan kelanjutan dari organisasi Indonesia Tourist Hotel Association (ITHA) yang didirikan pada tanggal 9 Pebruari 1969.  PHRI berpusat di Jakarta.

ASITA (Asosiasi Indonesian Travel Agent)
Organisasi ini didirikan pada tanggal 7 Januari 1971

ASPERAPI (Asosiasi Perusahaan Pameran Indonesia)

AKKINDO (Asosiasi Kongres Konvensi Indonesia)

HIPAKINDO / SIPCO (Himpunan Pengelola Adilaksana Konvensi Indonesia / The Society on Indonesian Proffesional Convention Organizers)

PSEO (Penyelenggara Event Khusus atau Professional Special Events Organizer)

AEOC (Asosiasi Event Organizer Company)

UN WTO (United Nation-World Tourism Organization)

WTTC (World Travel and Tourism Council)

PATA (Pacific Asia Travel Associataion)

ICCA (International Congress and Convention Association)

TPO (Tourism Promotion Organization for Asian Pacific Cities)

IATA (International Air Transport Association)

GIPI (Gabungan Industri Pariwisata Indonesia)

ISTILAH-ISTILAH PENTING DALAM MICE

VENUE
Venue merupakan tempat atau lokasi diselenggaraknnya suatu kegiatan MICE.  Contoh-contoh venue, diantaranya adalah:
1.   Pusat Konvensi atau Pameran atau Balai Sidang
2.   Gedung Serbaguna
3.   Gedung Kesenian atau Pertunjukan
4.   Gedung Pusat Niaga
5.   Pekan Raya
6.   Aula Universitas
7.   Istora Senayan
8.   Graha Pemuda
9.   Hotel
10. Mall
11. Resort
12. Kapal Pesiar
13. Alun-alun, dsb

FASCIA
Merupakan lisplang pada stand, panel tempat dicantumkannya nama perusahaan atau peserta pameran

MARKING
Sebagai kegiatan pengukuran dan penenetuan titik-titik batas stand untuk suatu event pameran

SALES KIT / MARKETING KIT
Adalah perangkat penjualan sebagai bahan atau materi pegangan dalam menjual/memasarkan kegiatan MICE atau event

STANDARD STAND
Stand pameran dengan bentuk standard/asli, terdiri dari beberapa unit sistem yang seragam dalam satu baris, dibatasai oleh koridor di satu sisi, per unit berukuran 3 x 3 m , tinggi bagian belakang tidak boleh lebih dari 2.5 meter.  Sudah termasuk fasilitas 1 buah meja, 2 buah kursi lipat, karpet, 2 buah lampu TL @ 40 watt, tempat sampah dan nama perusahaan atau peserta bahkan juga dapat termasuk tanaman hias.

IMPROVED STAND
Stand standard yang dikembangkan dengan berbagai hiasan dan dekorasi sesuai selera peserta

SPECIAL DESIGN STAND
Stand yang dibangun dengan desain khusus dengan ukuran yang beragam namun tetap sesuai dengan kapasitas ruangan/ lahan.

FLOOR PLAN PAMERAN
Merupakan suatu visualisasi tata letak stand secara keseluruhan pada sebuah event pameran dalam jangka waktu tertentu




Sumber:  MICE & EVENTS, Arismiyati Nasution & Wa Ode Sifatu. Raharsa Utama Nusantara.
                Bekasi. 2014

SUMBER PENDAPATAN DAN SPESIFIKASI ANGGARAN PAMERAN

Sumber:  Kesrul. Meeting, Incentive Trip, Conference, Exhibition.2004.Graha Ilmu. Yogyakarta

SUMBER PENDAPATAN
Sumber-sumber pendapatan dari kegiatan pameran antara lain adalah:
a.  Biaya pendaftaran delegasi/peserta
b.  Hadiah dari sponsor berupa voucher, tiket, kemasan produk dan souvenir.
c.  Keuntungan pemasangan pariwara/iklan yang dipasang sebelum pameran
d.  Penjualan makalah/materi konvensi
e.  Keuntungan murni dari pameran

SPESIFIKASI ANGGARAN
Anggaran yang dikeluarkan selama mengadakan kegiatan pameran antara lain adalah:
a. Sewa ruang (hall)
b. Cetakan (bahan untuk promosi, tiket masuk, undangan, dsb)
c. Stationary (biaya foto copy, kop surat, amplop, dsb)
d. Program (buku pedoman, buku catatan, dsb)
e. Promosi
f. Komunikasi
g. Peralatan
h. Dekorasi
i. Personalia
j. Program Sosial (Hiburan, Fashion Show, dsb)
k. Administrasi (Biaya Komisi, dsb)

KARAKTERISTIK INDUSTRI MICE

Sumber :  Kesrul, MICE.Graha Ilmu. Yogyakarta. 2004

Penanganan industri MICE berbeda dengan penanganan perjalanan wisata biasa.  Untuk itu agar kita lebih maksimal dalam penangannya maka kita harus mengetahui beberapa karakteristik MICE berikut ini:
 a.  Jumlah peserta MICE yang menghadiri konvensi dan pameran umumnya cukup besar atau grup
 b.  Status tingkatan golongan dari peserta biasanya mennengah ke atas. (businessman)
 c.  Biaya pengeluaran yang dikeluarkan jauh lebih.
 d.  Menciptakan lapangan kerja baru.
 e.  Sebagai media promosi yang efektif
 f.  Kesempatan pelaksanaan dilakukan pada saat low seson
 g. Membuka dan menciptakan tujuan wisata menjadi pusat bisnis
 h.  Perserta hampir dipastikan membawa paspor

HAL-HAL YANG BERKAITAN DENGAN KEGIATAN MICE

Struktur dan operasional dari MICE :

• Supplier wisata konvensi: suatu badan hukum, perorangan, sekelompok orang yang menyediakan sarana wisata konvensi maupun berupa akomodasi, fasilitas konvensi, sarana liburan, perjalanan, rekreasi dan souvenir.
• Host country :  negara yang menjadi tuan rumah suatu konvensi
• Audio visual :  sarana komunikasi; film, video, slides yang digunakan dalam sales promotion campaign, untuk memberikan informasi pada yang berkepentingan secara tepat guna dan berhasil guna.
• Decision Maker :  pejabat executive yang mempunyai wewenang mengambil keputusan tentang penyelenggaraan MICE.
• Profesional Confference Organization (PCO):  Suatu badan hukum, perorangan atau sekelompok orang yang bertugas merencanakan, mempersiapkan dan mengkoordinir penyelenggaraan konvensi secara profesional.  PCO umumnya bertindak sebagai konsultan bagi komite penyelenggara.
• Komite Pengarah/Steering Commitee :  Sekelompok orang yang bertugas memberikan pengarahan suatu kegiatan seperti penyelenggaraan suatu konvensi.
• Komite Penyelenggara / Organizing Commitee :  Sekelompok orang yang menjadi anggota panitia suatu kegiatan dengan tugas merencanakan, mempersiapkan dan menyelenggarakan suatu kegiatan konvensi.

Jenis-Jenis Kegiatan MICE :

1.  Olah raga  ( pertandingan profesional, kompetisi peringkat, pertandingan persahabatan, lomba-lomba, dll)
2. Seni ( pementasan, institusional, lomba/festival, apresiasi, fashion show)
3. Topik Wicara (diskusi, seminar, sarasehan, talk show, dialog, variety show, presentasi, dsb)
4. Pameran (pameran komoditas perdagangan, pameran seni)
5. Pribadi (pesta pernikahan, pesta ulang tahun, syukuran, jabatan baru, pisah sambut, pesta peringatan pribadi)

Yang termasuk jasa pemasok dalam MICE diantaranya adalah:
a.  Katering
b.  Stage Supplier
c.  Lighting
d.  Booth Production House
e.  Advertising Production House
f.  Security (keamanan)
g. Venue (tempat)
h. Akomodasi
i. Transportasi
j. Tenaga Kesehatan


Sumber : diolah dari berbagai sumber

LOKASI PENYELENGGARAAN KONVENSI

Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara, berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap, terletak di pusat kota, dekat dengan kantor atau instansi pemerintahan, tidak jauh dari pusat perbelanjaan (shopping centre), bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi.

Namun dalam perkembangan bisnis industri wisata konvensi dewasa ini persyaratan untuk memilih lokasi konvensi menjadi kompleks. Hal tersebut dikarenakan semua tuntutan bisa terpenuhi.  Untuk itu para penyelenggara konvensi harus pandai-pandai dalam merancang penyelengaraan konvensi agar kekurangan yang ada dapat tertutupi dan penyelenggaraan konvensi tetap berjalan dengan baik dan tidak mengecewakan peserta atau delegasi konvensi.

JENIS KEGIATAN YANG TERKAIT DENGAN MICE

DEBAT (DEBATE)

Suatu pertemuan tentang sesuatu hal dengan saling memberi alasan untuk mempertahankan pendapat atau pendirian.

FORUM

Suatu pertemuan atau bagian dari pertemuan yang menampilkan diskusi terbuka untuk masalah yang sedang menjadi pembicaraan umum/hangat dan menarik untuk dikaji bagi peserta pertemuan.

INCENTIVE TOUR (TRAVEL PROGRAM)

Suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk karyawan atau mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan.

JUMPA PERS (PRESS CONFERENCE)

Suatu pertemuan khusus yang dihadiri oleh insan media (wartawan surat kabar, majalah, radio, TV) dengan sosok public figure (tokoh, artis, dll) atau wakil organisasi/asosiasi/lembaga dalam memberikan informasi/berita yang berkembang dalam masyarakat atau menyangkut pribadi seseorang.

PAMERAN (EXHIBITION)

Pameran (exhibition) merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi, perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk, baik bentuk gagasan maupun barang.  Dikaitkan dengan kegiatan konvensi, pameran dapat dibedakan menjadi:

Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lain yang berminat untuk membelinya.  Kegiatan pameran ini juga dibarengi dengan seminar dan peragaan untuk menjelaskan teknik, liku-liku serta proses pembuatan produk yang dihasilkan. Pembeli dapat mempergunakan produk tersebut secara langsung atau bila dia pengusaha akan menjadikan produk itu contoh untuk dibikin sendiri dengan modifikasi dan kemudian dijual kembali.

Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang.   Pembeli datang berkunjung ke pameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjualbelikan kembali dalam jumlah yang banyak.   

Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional, guru, ilmuwan dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar dalam pameran tersebut.

Pubic Show adalah pameran atau display yang ditujukan kepada masyarakat umum dan untuk memberikan penjelasan mengenai keberhasilan dari suatu kelompok atau negara dengan maksud menanamkan rasa kebanggaan. Misalnya, peringatan hari TNI setiap tanggal 5 Oktober.

Sumber:  Pendit, Nyoman S. Wisata Konvensi Potensi Gede Bisnis Besar. 1999. Gramedia. Jakarta
                Kesrul. Meeting, Incentive Trip, Conference, Exhibition.2004.Graha Ilmu. Yogyakarta.

M I C E

(MEETING, INCENTIVE, CONFERENCE, EXHIBITION)

MICE adalah kegiatan konvensi, perjalanan insentif dan pameran dalam industri pariwisata.

MEETING:
Istilah bahasa Inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan.

INCENTIVE:
Diartikan sebagai perjalanan insentif.
Perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan (SK Menparpostel Nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, Bab I pasal 1 ayat b)

CONFERENCE:
Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi.
Konferensi, Konggres atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan dsb) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. (SK Menparpostel Nomor KM.108/HM.703/MPPT-91)

EXHIBITION:
Exhibition berarti pameran.
Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata. (SK Menparpostel Nomor KM.108/HM.703/MPPT-91)


Sumber: Pendit, S. Nyoman. Wisata Konvensi Potensi Gede Bisnis Besar. 1999. Gramedia.Jakarta

PENGERTIAN WISATA KONVENSI

Konvensi adalah pertemuan sekelompok orang  yang secara bersama-sama , bertukar pikiran, pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka, saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari, mendiskusikan kemudian menyimpulkan topic-topik yang di bahas dalam pertemuan dimaksud.  Kelompok ini bias terdiri dari 10 orang atau lebih. 

Pembatasan angka minimal ini didasarkan pada nilai bisnisnya, semakin banyak peserta dalam persidangan konvensi maka semakin baik dan menguntungkan.

Arti konvensi menurut UU Kepariwisataan RI

Secara lebih konkret pemerintah melalui Keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No. KM 108/HM.703/MPPT-91 merumuskan bahwa: Konggres, konferensi atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendikiawan dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.

Selanjutnya dalam Undang-undang Kepariwisataan RI Nomor 9 Tahun 1990, Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata, Pasal 9 Ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata, seperti berikut:

a.          Jasa biro perjalanan wisata

b.         Jasa agen perjalanan wisata

c.          Jasa pramuwisata

d.         Jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran

e.         Jasa impresariat

f.           Jasa konsultan pariwisata

g.          Jasa Informasi Pariwisata

Pasal 14 Undang-undang ini menyebutkan bahwa Usaha Jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran meliputi jasa perencanaan, penyediaan fasilitas, jasa pelayanan, jasa penyelenggaraan konvensi, perjalanan insentif dan pameran.  Dengan maksud Usaha jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendikiawan dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.  Pada umumnya, kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain seperti transportasi, akomodasi, hiburan (entertainment), perjalanan pra dan pasca konferensi (pre and post conference tours).

Sumber:  Pendit, S.Nyoman. Wisata Konvensi Potensi Gede Bisnis Besar. 1999. Gramedia.Jakarta.